Voor het doelmatig uitvoeren van onze doel-stellingen, beschikken we over een bestuurlijke organisatie en een uitvoeringsorganisatie. In 2008 hebben we veel vooruitgang geboekt bij de organisatieontwikkeling.

5.1

Bestuurlijke organisatie

Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de drie Commissarissen van de Koningin en per provincie twee gedeputeerden. Advies krijgt het Dagelijks Bestuur van de provinciesecretarissen, de directeur van het SNN en de burgemeesters van de vier grote gemeenten in het Noorden (Groningen, Leeuwarden, Assen en Emmen). Het Dagelijks Bestuur voert strategisch overleg en fungeert als aanspreekpunt voor het Rijk en de Europese Unie. Verder neemt het besluiten over programma’s en projecten en bewaakt het de voortgang van het programma Koers Noord, op weg naar Pieken. Het voorzitterschap van het SNN rouleert om de twee jaar per provincie. Vanaf 1 juli 2007 is provincie Fryslân voorzitter. Op 1 juli 2009 neemt provincie Groningen de voorzittershamer over.

Het Algemeen Bestuur bestaat uit de drie Commissarissen van de Koningin, leden van het Dagelijks Bestuur en Statenleden van alle partijen die vertegenwoordigd zijn in de drie noordelijke provincies. Het Algemeen Bestuur besluit over alle zaken van het SNN, stelt het ontwerp van het beleidsprogramma vast, stelt een uitvoeringsprogramma vast, kan advies vragen aan de commissies en doet verslag van het uitvoeringsprogramma.

Voor de hoofdlijnen van Koers Noord krijgt Dagelijks Bestuur ondersteuning van twee bestuurscommissies. Dat zijn de Bestuurscommissie Economische Zaken en de Bestuurscommissie Stedelijke Ontwikkeling en Mobiliteit. De wethouders van Economische Zaken van vier grote gemeenten zijn hiervan lid.

In 2007, op het moment dat Koers Noord van start is gegaan, is een Programmacommissie geïnstalleerd. Deze commissie beoordeelt projecten voor het rijksprogramma Pieken in de Delta en bevordert het draagvlak van het programma.
Het Comité van Toezicht houdt toezicht op de besteding van de Europese gelden. De samenstelling van de Programmacommissie is gelijk aan die van het Comité van Toezicht.

Voor de thema’s Landelijk Gebied, Europa, NOA en Klimaat en Energie zijn portefeuillehoudersoverleggen actief. In de portefeuillehoudersoverleggen heeft elke provincie één gedeputeerde.

In 2008 hebben we in de personele samenstelling van het Dagelijks Bestuur twee pijnlijke verliezen geleden. Op 29 september 2008 ontviel ons Relus ter Beek, sinds 1995 Commissaris van de Koningin van Drenthe. Op 3 december 2008 overleed Anita Andriesen, gedeputeerde van de provincie Fryslân.
Verder moest Huub Looman, Drentse gedeputeerde, vanwege ziekte zijn functie tijdelijk neerleggen. In 2009 worden opvolgers benoemd. In het Algemeen Bestuur namen we afscheid van Jan Hilverts, Statenlid in Groningen namens de Christen Unie.
Hij overleed op 31 juli 2008. In het Algemeen Bestuur is Jan Hilverts opgevolgd door Stieneke van der Graaf.

In 2008 is Ed Nijpels als Commissaris van de Koningin van Fryslân opgevolgd door John Jorritsma.

5.2

Uitvoeringsorganisatie

Subsidieaanvragen beoordelen, subsidiegelden beheren en uitkeren en projecten administreren.
Al deze taken worden uitgevoerd door de uitvoeringsorganisatie SNN. Speciaal voor NOA-projecten is Nordconnect in het leven geroepen.

Integriteit als pijler

Integriteit is voor ons een belangrijk onderwerp, omdat onze medewerkers beslissingen nemen waarmee vaak grote belangen zijn gemoeid. Daarom voeren we al jaren een integriteitsbeleid. Medewerkers worden bij indiensttreding beëdigd.

5.3

Organisatie in ontwikkeling

Als uitvoeringsorganisatie proberen we meer naar onszelf te kijken vanuit onze omgeving. We willen meer in control, klantgericht en zichtbaar zijn. We denken dat we in 2008 op al deze punten vooruitgang hebben geboekt.

In control

De Europese Unie heeft de eisen voor de controlefunctie aangescherpt. In 2007 is bij het Nationaal Actieplan duidelijk geworden dat de EU de manier waarop Nederland zijn werk doet, niet diepgaand genoeg vindt. Daarom hebben we in de loop van 2008 nieuwe medewerkers aangetrokken en een nieuw automatiseringssysteem ingevoerd.
Hierdoor hebben we nog meer grip op de budgetten gekregen.

Klantgerichter werken

Tot nu toe was de organisatie soms technocratisch en intern gericht. We willen nu meer oog hebben voor de samenleving en de bureaucratisering tegengaan. Daarom hebben we een tienpuntenplan voor onze medewerkers opgesteld. Daarin hebben we vastgelegd hoe we met elkaar omgaan en met onze klanten. In dit plan staat bijvoorbeeld hoe we ervoor zorgen dat onze medewerkers zo goed mogelijk bereikbaar zijn.

In ons streven naar klantgerichtheid zijn we ook sneller gaan werken. Bij regelingen hebben we wettelijk gezien acht weken de tijd om een aanvraag af te handelen. Het algemeen bestuursrecht biedt de mogelijkheid deze termijn te verdubbelen tot zestien weken. In de praktijk hielden we daarom een termijn van zestien weken aan. In 2008 zijn we erin geslaagd deze termijn terug te brengen naar acht weken en in veel gevallen al korter. Uiteindelijk willen we toe naar een termijn van maximaal zes weken.
Ook zijn de processen aangepast. Zo bezoeken we de indieners van de aanvragen bij onduidelijkheid over het project om een briefwisseling te voorkomen. Deze aanpak wordt zeer op prijs gesteld. Dankzij de nieuwe werkwijze is de werkvoorraad sterk teruggebracht. De extra capaciteit zal na 2009 worden afgebouwd.

Proefproject vermindering controledruk

In 2008 hebben wij een proefproject opgezet om het aantal verschillende accountantscontroles te verlagen. Bovendien moeten ze sneller na de eindafrekening worden uitgevoerd. Soms heeft een projectindiener te maken met wel vijf of zes verschillende controles, met elke keer een andere uitkomst.

Het streven is om bij de subsidieprogramma’s het aantal controles te beperken tot twee. De eerste controle wordt door ons uitgevoerd en daarna komt maximaal één andere controle. We hopen in het voorjaar van 2009 de eerste resultaten van het proefproject te presenteren. We zijn hierbij nog wel afhankelijk van het oordeel van de Europese Commissie.

Zichtbaar zijn

Voor veel van de partijen die ons nodig hebben, is het moeilijk ons te vinden. Daarom hebben we onze voorlichtingsactiviteiten uitgebreid en geactiveerd. We organiseren bijeenkomsten waarvoor we gericht bedrijven uitnodigen die wellicht voor subsidie in aanmerking komen. Daarnaast voldoen we aan ieder verzoek om uit te komen leggen wat we doen.

Het cluster Juridische Zaken heeft zich het afgelopen jaar verder gespecialiseerd in deskundigheid op het gebied van staatssteun en aanbesteding. Daarmee heeft het cluster zich een centrale positie in het kennisnetwerk in Noord-Nederland verworven.